Автоматизируй это: как бесплатно создать конструктор договоров в Google Docs
01/11/2021
Вдохновила крутая статья про автоматизацию работы с дипломами, и я начал думать, как приспособить подход к сделкам. В этой статье — пошаговая инструкция по созданию конструктора договора на примере соглашения о конфиденциальности.
Максимально коротко способ выглядит так:
Максимально коротко способ выглядит так:
Заполняете анкету
Указываете реквизиты договора и сведения о подписантах. В зависимости от вида договора анкетирование может занять от 3 до 10 минут. Пример формы можно посмотреть тут.
Получаете готовый документ
Можно даже с изображением подписи и печати. Конечно, это не электронная подпись, но для большинства случаев будет работать как отсканированная копия.
Более детально работа выстраивается следующим образом:
Более детально работа выстраивается следующим образом:
Итак
- Заполняете анкету;
- Анкета передает данные в Google-табличку;
- Данные из Google-таблички встают на место {{переменных}} в Google-документе;
- Google-документ конвертирует текст в PDF;
- Договор в PDF отправляется с вашего почтового ящика на адрес, указанный в анкете.
Как это работает? Обо всем подробно расскажу ниже.
Подготовка
Вам потребуются: любимый шаблон договора, учетные записи Google и Integromat. Если с договорами и Google все кажется понятным, я остановлюсь на последнем. Коротко говоря, задача Integromat – выстроить из нескольких интернет-сервисов одну работающую последовательность. Эти связки возможно установить между почтовыми клиентами, CRM-системами, соцсетями, мессенджерами. Использование ограничивается, по большей части, только фантазией.
Google Docs
Копируете имеющийся шаблон договора в Google Docs и вставляете изменяемые от сделки к сделке условия в качестве переменных: данные исполнителей, размер вознаграждения или дату завершения работ. Пример текста с переменными можно посмотреть здесь.
Google Forms
Cоздаете новую форму для сбора данных. Вы уже знаете, что вопросы вашей анкеты – это будущие условия договора. Поэтому вопросы необходимо задавать с расчетом на падеж ответа, чтобы итоговый текст был согласован.
После того, как форма будет готова, переходите во вкладку «Ответы». В ней можно подключить новую Google-табличку для сбора данных. Именно в ней будут храниться важные для нас сведения.
После того, как форма будет готова, переходите во вкладку «Ответы». В ней можно подключить новую Google-табличку для сбора данных. Именно в ней будут храниться важные для нас сведения.
Integromat
Шаг 1.
Шаг 1.
Можно воспользоваться библиотекой заготовок или создать последовательность самостоятельно. Выбираете «Создать новый сценарий» и интересующие нас сервисы: Google Forms, Google Docs и почту.
Шаг 2.
Подключаете к модулю Google Forms соответствующую учетную запись Google и выбираете табличку, в которую собираются данные.
Шаг 3.
В модуле Google Docs выбираете документ, в котором хранятся ваши переменные. Если в документе существует текст в {{таком формате}}, то Integromat автоматически предложит вставить на их место данные из таблицы.
Шаг 4.
Настраиваете, что именно должен сделать Google Docs после внесения данных. Я выбираю конвертацию в PDF, хотя вы можете остановиться на формате DOC, например.
Шаг 5.
Подключаем почтовый клиент и рассылку. Вставляем в раздел «Кому» переменную из таблицы с адресом респондента анкеты, пишем сопроводительное письмо.
Шаг 6. Готово!
Если все работает верно, при каждой отправке Google-формы в табличке будут появляться новые строки, данные из которых переносятся в ваш договор, а текст отправляется по почте. Больше никаких путанных дат, номеров актов или поехавшего форматирования!
Это точно бесплатно?
Все использованные в статье сервисы предоставляются бесплатно. Если хотите увеличить количество операций в Integromat, то можно приобрести дополнительный пакет за демократичные 9 долларов, но я полностью обхожусь стартовым предложением. Плюс мы всегда помним, что Google и Яндекс предоставляют сервис «условно бесплатно». Компании использует сведения о нашей работе для того, чтобы анализировать поведение и предлагать более релевантную рекламу. Но это совсем другая тема.
Как быть с персональными данными или коммерческой тайной?
Когда мы собираем данные как юридическая компания, мы просим дать согласие на обработку персональных данных – информация оседает на наших учетных записях. Естественно, мы не используем такие решения в документах с повышенной чувствительностью к режиму конфиденциальности. А типовые договоры подряда или NDA подходят идеально.
Если у вас будут вопросы по работе сервисов, напишите в Facebook.
Если у вас будут вопросы по работе сервисов, напишите в Facebook.
© 2021, Юридическая компания "Закошанский и партнеры"